Gegevensberschermingsbeleid

GEGEVENSBESCHERMINGSBELEID VAN YAMABIKO EUROPE NV

Inleiding

Yamabiko Europe NV, met maatschappelijke zetel te Avenue Lavoisier 35, 1300 Waver, België, geregistreerd onder nummer 477.194.468, is de gegevensbeheerder van uw persoonsgegevens. Yamabiko Europe NV wordt hierna “Yamabiko Europe” of “wij” genoemd.

Wij bewaren de persoonsgegevens van onze medewerkers, distributeurs, dealers, leveranciers en ander personen voor de in dit beleid beschreven doeleinden.

In dit beleid wordt uiteengezet hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en delen en hoe u er toegang toe krijgt en ze kunt corrigeren.

Verzamelen en verwerken van uw persoonsgegevens

De doeleinden waarvoor wij persoonsgegevens verzamelen en verwerken, zijn onder meer:

Verkoop en marketing
Promotie van de merken van Yamabiko
Productontwikkeling
Praktische bevestiging vóór massaproductie
Service vóór of na de verkoop
Toekomstige bedrijfsontplooiing
Kwaliteitscontrole
Kwaliteitsproblemen van producten oplossen
Uitvoering van schadeloosstellingsovereenkomsten
Algemene verwerking van personeelsgegevens
Beoordeling van medewerkers

Wij bewaren uw persoonsgegevens voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen en om onze overeenkomsten te doen naleven.

Uw persoonsgegevens delen

Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met derden voor de uitvoering van onze activiteiten, voor het leveren, verbeteren en aanpassen van onze producten en diensten, voor het verzenden van marketing- en andere communicatie met betrekking tot onze activiteiten en voor andere legitieme doeleinden, toegestaan door de toepasselijke wetgeving of waarvoor u anderszins uw toestemming hebt gegeven.

Wij kunnen uw persoonsgegevens delen op de volgende manieren:

Binnen Yamabiko Europa en Yamabiko Corporation (Japan) voor de verwerking of opslag van de gegevens.
Met onze gegevensverwerkers (inclusief onze distributeurs), om de gevraagde producten en diensten te leveren of andere transacties af te handelen. Voorbeelden hiervan omvatten, maar zijn niet beperkt tot: bestellingen verwerken, klantenondersteuning bieden, enz.
Als wij u anderszins op de hoogte stellen en u ermee instemt dat uw gegevens worden gedeeld.

Het is mogelijk dat wij uw persoonsgegevens moeten vrijgeven als de wet, een dagvaarding of andere gerechtelijke procedure dit vereist of als wij te goeder trouw van mening zijn dat openbaarmaking redelijkerwijs noodzakelijk is om (1) vermoede of werkelijke illegale activiteiten te onderzoeken, voorkomen of bestrijden of om rechtshandhavingsinstanties bij te staan, (2) onze overeenkomsten met u te doen naleven, (3) klachten of aantijgingen van derden tegen ons te onderzoeken en ons ertegen te beschermen, (4) de veiligheid of integriteit van onze diensten en producten te beschermen, of (5) de rechten van Yamabiko Europe uit te oefenen of te beschermen.

Veiligheid

Het is onze bedoeling om de persoonsgegevens die u ons hebt toevertrouwd te beschermen en veilig te behandelen. Daarom implementeren wij fysieke, administratieve en technische waarborgen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, gebruik of openbaarmaking.
Ook vereisen wij contractueel dat onze gegevensverwerkers (inclusief onze distributeurs) uw persoonsgegevens beschermen tegen ongeoorloofde toegang, gebruik en openbaarmaking.

Toegang tot uw persoonsgegevens en correctie ervan

Als u op enig moment denkt dat de persoonsgegevens die we verwerken onjuist zijn, kunt u er toegang tot vragen en deze zelfs gratis laten corrigeren of verwijderen. In geval van onrechtmatige verzoeken kunnen wij u echter een redelijke vergoeding in rekening brengen. Ook hebt u het recht om uw toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens door ons in te trekken. Houd er echter rekening mee dat dit ons kan beletten onze diensten aan u te verstrekken.
Als u een vraag of een klacht hebt over hoe wij uw persoonsgegevens hebben verwerkt, dan kunt u contact opnemen met [email protected].

Als u niet tevreden bent met ons antwoord of van mening bent dat we uw persoonsgegevens verwerken in strijd met de toepasselijke wetgeving, kunt u een klacht indienen bij de Belgische Privacy Commissie (https://www.privacycommission.be).

Internationale gegevensdoorgifte

Elke doorgifte van uw persoonsgegevens die worden verwerkt of die na doorgifte aan ontvangers in landen buiten de EER (“Internationale gegevensdoorgifte”) bestemd zijn voor verwerking, zal alleen plaatsvinden als wij en onze verwerkers voldoen aan de bepalingen van dit beleid en de toepasselijke wetgeving. Hetzelfde geldt voor doorgifte van uw persoonsgegevens van het ene land buiten de EER naar een ander land buiten de EER.

Internationale gegevensdoorgifte is gewettigd in onder meer de volgende gevallen:

Doorgiften op basis van een gepastheidsbesluit (passend beschermingsniveau) van de Europese Commissie;
Doorgiften die zijn onderworpen aan passende waarborgen, waaronder de modelbepalingen inzake gegevensbescherming, aangenomen door de Europese Commissie;
U hebt uitdrukkelijk met de voorgestelde doorgifte ingestemd, na door ons te zijn ingelicht over de risico’s die deze doorgiften voor u kunnen inhouden bij ontstentenis van een gepastheidsbesluit en van de passende waarborgen;
De doorgifte is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst tussen u en ons of voor de uitvoering van op uw verzoek genomen precontractuele maatregelen.

Wijzigingen in ons gegevensbeschermingsbeleid

Ons huidige gegevensbeschermingsbeleid wordt regelmatig getoetst en updates worden geplaatst op deze landingspagina. Dit document is voor het laatst bijgewerkt op december 2023

Contact met ons opnemen

Neem contact met ons op via [email protected] als u vragen hebt over ons gegevensbeschermingsbeleid of de persoonsgegevens die wij over u hebben.

Privacyverklaring

Informatie die verstrekt moet worden aan een betrokkene op grond van de AVG artikel 13 of 14

De identiteit en de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en, in voorkomend geval, van de vertegenwoordiger (‘verwerkingsverantwoordelijke’: het bedrijf dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt)	Alain Schellekens CFO TEL +32 10 48 00 48 [email protected]
In voorkomend geval, de contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming	N.v.t.
De verwerkingsdoeleinden alsook de rechtsgrond voor de verwerking (Naast de verwerkingsdoeleinden waarvoor de persoonsgegevens zijn bestemd, dient de rechtsgrondslag voor de vaststelling ervan te worden vermeld.)	Te verzamelen gegevens Persoonlijke identificatiegegevens (naam, e-mailadres, telefoonnummer enz.) van klanten en prospects. Doeleinden Om te reageren op verzoeken / vragen / klachten van klanten en prospects Voor het ontwikkelen van toekomstige sales-/marketingactiviteiten Voor productmonitoringtests Voor overleg tussen de gebruikers over de toekomstige productontwikkeling Rechtsgrondslag Nodig voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Yamabiko Europe
De gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke of van een derde, indien de verwerking op de AVG artikel 6.1 (f) is gebaseerd (Het specifieke betreffende belang moet worden bepaald in het belang van de betrokkene.)	Om vragen te beantwoorden over verkoopgebieden, de naam van de distributeur van onze producten, het kiezen van de juiste producten voor de betreffende toepassing, informatie over vervangonderdelen voor reparaties Voor gedetailleerde informatie bij product- en kwaliteitsklachten Voor het organiseren van verkoopactiviteiten / evenementen om de mogelijkheid te bieden voor het voorzien van nieuwe en waardevolle informatie Voor monitoringtests om negatieve / positieve punten te vinden voor toekomstige productontwikkeling Voor ontmoetingen met gebruikers om toekomstige productontwikkelingen te bespreken De bovenstaande belangen zijn de specifieke gerechtvaardigde belangen van Yamabiko Europe. Deze zijn ten behoeve van zowel de gebruikers / prospects als van Yamabiko Europe.
De betrokken categorieën van persoonsgegevens (Deze informatie is ENKEL vereist wanneer de persoonsgegevens niet verkregen zijn van de betrokkene die zodoende niet op de hoogte is van de categorieën van persoonsgegevens die u heeft verkregen.)	Algemene persoonlijke identificatiegegevens (naam, e-mailadres, telefoonnummer enz.) van klanten en prospects.
De ontvangers (of categorieën van ontvangers) van de persoonsgegevens (‘ontvanger’: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, al dan niet een derde, aan wie/waaraan de persoonsgegevens worden verstrekt. Derhalve vallen verwerkingsverantwoordelijken, gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken en verwerkers aan wie gegevens zijn doorgegeven of verstrekt onder de term ‘ontvanger’ en dient informatie te worden verstrekt over deze ontvangers alsook informatie over derde ontvangers.)	Yamabiko Corporation (hoofdkantoor in Japan)
Details over doorgiften aan derde landen, of er en welke de relevante waarborgen zijn (inclusief of er al dan niet een adequaatheidsbesluit van de Commissie bestaat) en hoe er een kopie van kan worden verkregen of waar ze kunnen worden geraadpleegd (Het relevante AVG-artikel dat de doorgifte toestaat en het bijbehorende mechanisme (bv. een adequaatheidsbesluit van de Commissie overeenkomstig artikel 45 / bindende bedrijfsvoorschriften overeenkomstig artikel 47 / standaardbepalingen inzake gegevensbescherming overeenkomstig artikel 46.2 / afwijkingen en waarborgen als bedoeld in artikel 49 enz.) dienen te worden vermeld. Waar mogelijk dient ook een link te worden verstrekt naar het gebruikte mechanisme of informatie over waar en hoe het relevante relevant document kan worden gevonden of verkregen. De informatie moet alle derde landen waaraan de gegevens zullen worden doorgegeven expliciet vermelden.)	Uw persoonsgegevens worden en zullen worden doorgegeven aan derde landen buiten de EER. De betreffende waarborg voor gegevensdoorgifte is een gegevensdoorgifteovereenkomst (standaardbepalingen inzake gegevensbescherming) vastgesteld door een toezichthoudende autoriteit en goedgekeurd door de Europese Commissie onder de AVG artikel 46. Uw persoonsgegevens worden en zullen worden doorgegeven aan Japan.
De periode gedurende welke de persoonsgegevens zullen worden opgeslagen (of indien dat niet mogelijk is, de criteria ter bepaling van die termijn) (De periode gedurende welke de persoonsgegevens zullen worden opgeslagen (of de criteria ter bepaling van die termijn) kunnen afhankelijk zijn van factoren zoals wettelijke verplichtingen of brancherichtlijnen, maar moeten zodanig worden geformuleerd dat de betrokkene kan beoordelen, op basis van zijn of haar eigen situatie, wat de bewaartermijn zal zijn voor specifieke gegevens / doeleinden. Het volstaat NIET als u algemeen verklaart dat persoonsgegevens zolang als nodig voor de gerechtvaardigde doeleinden van de verwerking zullen worden bewaard. In voorkomend geval, dienen de verschillende opslagtermijnen voor de verschillende categorieën van persoonsgegevens en/of de verschillende verwerkingsdoeleinden te worden vermeld.)	De gegevens worden gewist aan het einde van het jaar volgend op het jaar van verkrijging. Echter, gegevens die gebruikt worden voor het oplossen van problemen met betrekking tot de kwaliteit en/of het gebruik van producten worden bewaard tot het probleem is opgelost.
Het recht van de betrokkene op: · inzage; · rectificatie; · wissing; · beperking van de verwerking; · bezwaar tegen de verwerking en · overdraagbaarheid. (Deze informatie dient een samenvatting te bevatten van wat de rechten inhouden en hoe de betrokkene stappen kan ondernemen om deze uit te oefenen. Met name het recht bezwaar te maken tegen de verwerking moet uitdrukkelijk onder de aandacht van de betrokkene worden gebracht op het moment van het eerste contact met de betrokkene en moet duidelijk en gescheiden van enige andere informatie worden weergegeven.	Als u op enig moment denkt dat de persoonsgegevens die we verwerken onjuist zijn, dan kunt u verzoeken om inzage in de persoonsgegevens en deze zelfs kosteloos laten corrigeren of verwijderen. In geval van onrechtmatige verzoeken kunnen wij u echter een redelijke vergoeding aanrekenen. Ook heeft u het recht om uw toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens door ons in te trekken. Wij wijzen u er echter op dat dit ons kan beletten onze diensten aan u te verstrekken. Als u een vraag of een klacht of een bezwaar heeft over hoe wij uw persoonsgegevens hebben verwerkt, dan kunt u contact opnemen op [email protected]
Wanneer de verwerking op toestemming (of expliciete toestemming) is gebaseerd, dat de betrokkene het recht heeft de toestemming te allen tijde in te trekken (Deze informatie dient te vermelden hoe toestemming kan worden ingetrokken, met als uitgangspunt dat het intrekken van de toestemming even eenvoudig moet zijn voor de betrokkene als het geven ervan.)	N.v.t.
Dat de betrokkene het recht heeft klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit (Deze informatie moet uitleggen dat de betrokkene het recht heeft klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit, met name in de EU-lidstaat waar hij/zij gewoonlijk verblijft, hij/zij zijn/haar werkplek heeft of waar de beweerde inbreuk op de AVG is begaan.)	U heeft het recht om klacht in te dienen over onze verwerking van uw persoonsgegevens bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit dat een toezichthoudende autoriteit is. https://www.privacycommission.be/fr
Of de verstrekking van persoonsgegevens een wettelijke of contractuele verplichting is dan wel een noodzakelijke voorwaarde om een overeenkomst te sluiten, en of de betrokkene verplicht is de persoonsgegevens te verstrekken en wat de mogelijke gevolgen zijn wanneer deze gegevens niet worden verstrekt (In het kader van een arbeidsverhouding kan het bijvoorbeeld een contractuele verplichting zijn om bepaalde gegevens te verstrekken aan een huidige of toekomstige werkgever. Op onlineformulieren moet duidelijk aangegeven staan welke velden ‘verplicht’ zijn, welke niet en wat de gevolgen zijn wanneer de verplichte velden niet worden ingevuld.)	Persoonlijke identificatiegegevens (naam, e-mailadres, telefoonnummer enz.) van klanten en prospects. U dient bepaalde gegevens aan ons te verstrekken, zodat wij u kunnen contacteren om te reageren op vragen, verzoeken, klachten enzovoort. Wanneer u deze gegevens niet aan ons verstrekt, dan kan dit het verloop van dergelijke kwesties, zoals het afhandelen van vragen, verzoeken, klachten enzovoort, belemmeren.
De bron waar de persoonsgegevens vandaan komen, en in voorkomend geval, of zij afkomstig zijn van openbare bronnen (Deze informatie is ENKEL vereist wanneer de persoonsgegevens NIET van de betrokkene zijn verkregen. De informatie moet vermelden: de aard van de bronnen (openbare of private bronnen, de types organisaties / bedrijfstakken / sectoren en waar de gegevens werden bewaard (binnen of buiten de EU) enz.).	de aard van de bronnen: private bronnen de types organisaties / bedrijfstakken / sectoren: bedrijf / retail / groothandel waar de gegevens werden bewaard: binnen en buiten de EU
Het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming, met inbegrip van profilering, en, ten minste in die gevallen, nuttige informatie over de onderliggende logica, alsmede het belang en de verwachte gevolgen van die verwerking voor de betrokkene	N.v.t.